Carta dei servizi

CHE COS’È LA CARTA DELLA QUALITÀ DEI SERVIZI

La Carta della qualità dei servizi risponde all’esigenza di fissare principi e regole nel rapporto tra le Amministrazioni che erogano servizi e i cittadini che ne usufruiscono.

Essa costituisce un vero e proprio “patto” con gli Utenti, uno strumento di comunicazione e di informazione che permette loro di conoscere i servizi offerti, le modalità e gli standard promessi, di verificare che gli impegni assunti siano rispettati, di esprimere le proprie valutazioni anche attraverso forme di reclamo.

L’adozione della Carta dei servizi negli Istituti del Ministero per i beni e le attività culturali del Turismo si inserisce in una serie di iniziative volte a promuovere una più ampia valorizzazione del patrimonio culturale in essi conservato e ad adeguare per quanto possibile, in armonia con le esigenze della tutela e della ricerca, l’organizzazione delle attività alle aspettative degli Utenti.

La Carta sarà aggiornata periodicamente per consolidare i livelli di qualità raggiunti e registrare i cambiamenti positivi intervenuti attraverso la realizzazione di progetti di miglioramento, che possono scaturire anche dal monitoraggio periodico dell’opinione degli utenti.

I PRINCIPI

Nello svolgimento della propria attività istituzionale l’Archivio di Stato della Spezia si ispira ai “principi fondamentali” contenuti nella Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 gennaio 1994:

uguaglianza e imparzialità

I servizi sono resi sulla base del principio dell’uguaglianza, garantendo un uguale trattamento a tutti i cittadini, senza distinzione di nazionalità, sesso, lingua, religione, opinione politica.

Questo Archivio di Stato si adopererà per rimuovere eventuali inefficienze e promuovere iniziative volte a facilitare l’accesso e la fruizione ai cittadini stranieri, alle persone con disabilità motoria, sensoriale, cognitiva e agli individui svantaggiati dal punto di vista sociale e culturale.

Gli strumenti e le attività di informazione, comunicazione, documentazione, assistenza scientifica alla ricerca, educazione e didattica sono comunque improntati a criteri di obiettività, giustizia e imparzialità.

continuità

L’Archivio di Stato garantisce continuità e regolarità nell’erogazione dei servizi. In caso di difficoltà e impedimenti si impegna ad avvisare preventivamente gli utenti e ad adottare tutti i provvedimenti necessari per ridurre al minimo i disagi.

partecipazione.

L’ Archivio di Stato promuove l’informazione sulle attività svolte e, nell’operare le scelte di gestione, tiene conto delle esigenze manifestate e dei suggerimenti formulati dagli utenti, in forma singola o associata.

efficienza ed efficacia

Il Direttore e lo Staff dell’Archivio di Stato perseguono l’obiettivo del continuo miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia del servizio, adottando le soluzioni tecnologiche, organizzative e procedurali più funzionali allo scopo.

II. DESCRIZIONE DELLA STRUTTURA

CARATTERISTICHE ESSENZIALI

L'Archivio di Stato della Spezia è un istituto periferico del Ministero dei beni, delle attività culturali e del turismo – Direzione Generale per gli Archivi.

direttore : dott. Biagio Ramezzano

sede : via Galvani 21 - località Valdellora – La Spezia

tel. 0187/506360 - Fax 0187/563592

E-mail: as-sp@beniculturali.it

Posta elettronica certificata : mbac-as-sp@mailcert.beniculturali.it

Nato nel 1956 come Sezione dipendente da Genova, divenuto poi  Archivio di Stato nel 1963,  è l'Istituto deputato per legge alla conservazione, all'ordinamento e alla valorizzazione della documentazione versata dagli Uffici Statali presenti nel territorio provinciale. L’Archivio di Stato conserva inoltre  documentazione prodotta dalle Magistrature  precedenti all’ Unità d’ Italia, dagli uffici dell’ amministrazione periferica del  Regno d’Italia e accoglie complessi documentari di enti pubblici e personalità. 

La documentazione,  dalle testimonianze più antiche, ovvero, le tabulae  della Pace di Dante del 1306,  ai fondi prodotti nel corso del  XX secolo,  si compone di circa 12.000 pezzi tra buste, libri, registri, periodici,   pergamene, filze, mappe, lucidi, microfilm,che occupano  circa 2000 metri lineari di scaffalatura.

obiettivi specifici

- conservare la documentazione ai fini di una migliore fruibilità dei documenti e facilitare l’accesso a un sempre maggior numero di utenti, anche attraverso modalità divulgative appropriate per tipologie diverse di pubblico

- potenziare la collaborazione e il dialogo  con Enti, Istituzioni e Associazioni e rappresentare un efficace punto di riferimento per la memoria della città e del territorio spezzino-lunigianese

- promuovere la collaborazione con gli Istituti Scolastici  e con le Università, anche  attraverso progetti, convenzioni, tirocini e laboratori.

- valorizzare il proprio patrimonio documentario attraverso mostre, convegni, seminari e partecipazioni e manifestazioni culturali di altri Enti.

I COMPITI E I SERVIZI

L’Archivio di Stato della Spezia offre   i seguenti servizi:

assistenza qualificata per le ricerche in  sala di studio

assistenza per ricerche amministrative, anche  catastali

ricerche  per corrispondenza

servizio di fotoriproduzione, relativamente a fotocopie e scansioni

consultazione  materiale bibliografico

orientamento per la consultazione delle  risorse on-line di siti e portali dell'amministrazione archivistica dello Stato.

III.  IMPEGNI E STANDARD DI QUALITA’

ACCESSO

orario sala di  studio:

lunedì, mercoledì e venerdì  08: 00 – 14: 00

martedì e giovedì  08: 00 – 17: 00

giorni di apertura : dal lunedì al venerdì

chiusura ordinaria : sabato, domenica, festività civili e religiose da calendario e inoltre il 19 marzo – festa del santo patrono della Spezia.

Le chiusure straordinarie saranno comunicate con largo anticipo.

informazione e orientamento

Il personale accoglie l’Utente al suo ingresso nell’ Archivio di Stato  e fornisce un primo orientamento in base alle sue esigenze. Il personale resta costantemente  a disposizione dell'Utente durante la sua permanenza all’interno dell’ Istituto.

Chi lo desidera può mettersi in contatto per telefono 0187/506360,  fax 0187/ 563592 o scrivendo all'indirizzo di la posta elettronica as-sp@beniculturali.it

informazioni on-line sui servizi dell' Archivio di Stato sono reperibili  all'indirizzo  www.archiviodistatodilaspezia.it

Materiale informativo gratuito è disponibile presso la sala di studio e in occasione di eventi e manifestazioni culturali esterne.

Nei locali della sede è presente segnaletica orientativa per l’Utenza.

I locali dell' Archivio di Stato si trovano  tutti al piano terra d'un complesso condominiale, l’ingresso si affaccia innanzi a un parcheggio privato, ma aperto su strada pubblica, il che rende facilmente accessibile l'accesso anche a persone con limitata capacità deambulatoria, che eventualmente raggiungano l'Archivio di Stato  con auto propria.

FRUIZIONE

disponibilità del materiale fruibile

Sono  consultabili tutti i fondi  inventariati, con le riserve di legge in materia di consultabilità – artt. 122 – 126 del decreto legislativo n. 42 del 22 gennaio 2004 e s.m.i.

I fondi non inventariati sono accessibili esclusivamente  attraverso mediazione del personale di sala studio; la mancanza di strumenti quali inventari, elenchi, registri etc.  può influenzare la tempistica e l'esito delle ricerche .

Il materiale può altresì essere escluso dalla consultazione e/o dalla fotoriproduzione  qualora sia in precario stato di conservazione.

capacità ricettiva

La sala di studio accoglie dieci  postazioni di consultazione, una delle quali  dotata di computer che consente l’accesso agli strumenti di ricerca realizzati su supporto digitale  e a siti e portali che fanno capo Direzione Generale  per gli Archivi.

Due postazioni di consultazione sono dotate di prese per l’utilizzo di pc portatili .

unità archivistiche fornite/richiedibili al giorno

Le prese del materiale archivistico  possono essere fatte il martedì e il giovedì , entro le ore 16:15, mentre  il lunedì,  il mercoledì e il venerdì entro le ore  13:15,  fino ad un massimo di dieci  unità nei giorni di orario prolungato.

È stimabile al massimo un’attesa di 15 minuti.

Eventualmente le unità archivistiche possono essere prenotate per telefono o per posta elettronica.

assistenza di personale qualificato alla ricerca

L’attività di ricerca è  coadiuvata da personale qualificato durante l'orario di apertura della  sala di studio.

assistenza di personale qualificato per categorie svantaggiate

Su richiesta l'Istituto s'impegna a fornire supporto, nello stesso orario di sala di studio.

disponibilità di strumenti e sussidi alla ricerca e al godimento dei beni

Inventari analitici a stampa e su supporto elettronico  sono inoltre disponibili inventari sintetici, elenchi, registri, guide settoriali e la Guida Generale degli Archivi di Stato.

L'accesso agli strumenti di ricerca realizzati su supporto digitale è consentito con l'assistenza del personale  di sala di studio.

RIPRODUZIONE

orario delle richieste – orario del ritiro

Le operazioni relative alla fotoriproduzione, richieste – ritiro - pagamento, si effettuano nell'orario di sala di studio.

disponibilità degli strumenti

Fotocopie e scansioni : istanza anticipata, pagamento alla consegna, attesa massimo 36 ore, salvo situazioni contingenti. Eventuale prenotazione a distanza da concordare attraverso telefono o posta elettronica.

Fotografie: solo con mezzi propri.

Le tariffe per la riproduzione dei documenti sono stabilite dalla circolare n. 21 del 17 giugno 2005 della Direzione generale per gli Archivi. 

RICERCA DOCUMENTARIA A DISTANZA

Informazione qualificata – risposta entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta.

IV. TUTELA E PARTECIPAZIONE

RECLAMI , PROPOSTE, SUGGERIMENTI

Gli Utenti che riscontrano il mancato rispetto degli impegni contenuti nella Carta della qualità dei servizi, possono avanzare reclami puntuali da presentare avvalendosi  del modulo  allegato,  consegnandolo al personale incaricato oppure inviando  una nota via e-mail al seguente indirizzo: as-sp@beniculturali.it

L’Archivio  di Stato della Spezia effettua un monitoraggio periodico dei reclami; si impegna a rispondere entro 30 giorni.

Gli Utenti possono, inoltre, formulare proposte e suggerimenti volti al miglioramento dell’organizzazione e dell’erogazione dei servizi che saranno oggetto di attenta analisi.

COMUNICAZIONE

La Carta della qualità dei servizi sarà diffusa all’ingresso della struttura e  sul sito Internet dell'Istituto.

REVISIONE E AGGIORNAMENTO

La Carta è sottoposta ad aggiornamento periodico almeno ogni 2 anni.

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